Comment créer un extranet avec WordPress ?
Nous allons voir ici comment créer un Intranet/Extranet complet sur WordPress en quelques minutes. Commençons par voir pourquoi WordPress convient-il parfaitement, mais aussi, ce dont nous avons besoin, et enfin, comment nous allons le créer ?
Qu’est-ce qu’un Intranet ?
Un Intranet est un réseau local accessible uniquement aux personnes physiquement présentes dans la zone couverte par le réseau. Les organisations utilisent l’Intranet pour créer un réseau privé auquel seuls leurs membres ont accès. C’est un moyen sûr de partager des informations plutôt que d’utiliser un réseau public.
Les intranets permettent aux employés d’accéder à des informations professionnelles sur un système fermé.
WordPress est une excellente plateforme pour créer l’intranet de votre entreprise. Vous pouvez créer un Intranet WordPress à partir de rien ou si vous avez déjà un Intranet ou un VPN et que d’autres systèmes l’utilisent, le site Intranet WordPress peut être utilisé avec eux sans aucun problème.
Un véritable Intranet WordPress (aussi appelé Intranet traditionnel) qui n’est accessible qu’aux personnes connectées à votre réseau local est créé en utilisant une solution d’hébergement local. Vous pouvez utiliser des outils de serveur local comme XAMPP ou WAMP sur un système Windows, LAMP sur un système Linux et MAMP si vous utilisez Mac OS.
Nous verrons comment configurer un intranet WordPress en utilisant un serveur local dans la suite de cet article.
L’extranet est essentiellement un intranet hébergé. Votre site WordPress sera hébergé par un hébergeur comme n’importe quel autre site mais son accès sera limité à certains utilisateurs. Vous serez en mesure d’accéder à votre Intranet en dehors du bureau, même de n’importe où dans le monde.
Ce type de restriction peut être fait en utilisant des thèmes et des plugins pour intranet WordPress, que nous allons couvrir dans cet article.
Quels sont les éléments requis au sein d’un intranet ?
D’après nos clients et le marché que nous avons soigneusement observé, tout Intranet professionnel a besoin au minimum de :
- Un annuaire des membres, pour voir tout le personnel et obtenir des informations rapides sur n’importe quel coéquipier en quelques secondes.
- Le profil des membres, avec des fonctionnalités de réseau social comme la mise à jour, la photo de couverture, l’avatar, les fichiers et ainsi de suite.
- Les rôles des membres, avec la possibilité de gérer la confidentialité et les autorisations dans toute l’application.
- Calendrier des événements, pour afficher les événements de l’entreprise, les congés annuels ou même pour le synchroniser avec votre calendrier Google.
- Blog, pour partager les nouvelles et les mises à jour de l’entreprise avec la possibilité de commenter et de réagir.
- Wiki, pour aider les équipes à apprendre à utiliser le logiciel et fournir une documentation en ligne sur tout service ou produit. Le tout organisé avec une fonction de recherche et, espérons-le, une hiérarchie.
Pourquoi WordPress est-il un bon choix ?
WordPress est juste un CMS de blog, n’est-ce pas ? Non. Le fait d’être utilisé par plus de 26% de tous les sites web dans le monde donne à WordPress de nombreux avantages dont peu de logiciels peuvent être fiers.
Commençons par les avantages les plus évidents :
- WordPress est un logiciel auto-hébergé, ce qui garantit une confidentialité totale pour l’entreprise.
- WordPress peut être installé en 3 étapes et en quelques minutes par à peu près n’importe qui.
- Presque toutes les sociétés d’hébergement peuvent héberger WordPress car il fonctionne sur les technologies les plus courantes (PHP et MySQL).
- Comme il s’agit d’un projet open source et d’un CMS aussi important, les normes de codage de WordPress sont très connues de la communauté des développeurs. Ainsi, cela réduit le coût de développement de toute installation ou travail personnalisé. La plupart des thèmes et des plugins dépassent rarement 100 $.
- WordPress est livré prêt à l’emploi avec de nombreuses fonctionnalités que les intranets doivent avoir : articles de blog (évidemment), pages personnalisées, capacités des utilisateurs, sécurité, pages, navigations personnalisées.
C’est un bon début mais cela ne fait toujours pas un intranet. Car les intranets sont avant tout des membres et leurs interactions au sein de ce réseau. Heureusement, la communauté WordPress a déjà développé le bon outil pour cela : BuddyPress. En cliquant simplement sur le bouton « Installer », nous faisons un grand pas en avant. Notre site web est maintenant un site communautaire avec un profil étendu, des groupes, un répertoire de membres, une activité et même une messagerie privée.
Donc, avec WordPress et BuddyPress, nous avons presque tout vérifié. Cependant, il nous manque encore quelques points très importants. Comme la confidentialité, la personnalisation, le wiki, les événements et les projets.
Faciliter le travail avec le thème Woffice
Woffice est un thème WordPress construit à partir de zéro pour créer des intranets puissants. L’idée principale est de combler les lacunes entre WordPress et le monde de l’Intranet, en utilisant son écosystème.
Ok, super, mais qu’est-ce que cela va apporter à mon Intranet ?
Lorsque le thème est activé, certaines choses se produisent immédiatement :
- Votre site sera privé par défaut, tout visiteur non connecté sera redirigé vers la page de connexion. Vous pouvez bien sûr changer cela et aussi rendre certaines pages publiques.
- Votre personnel pourra s’inscrire avec le domaine de messagerie de votre entreprise. Mais aussi, en utilisant les réseaux sociaux tels que Facebook ou Google si vous le souhaitez.
- Vous disposerez d’une belle page d’accueil sous forme de tableau de bord, qui est entièrement personnalisable grâce à la page des widgets de WordPress.
- Vous trouverez sur la page des extensions, l’extension Projet, une fois activée vous pourrez créer des projets pour votre équipe. Affectez du personnel, gérez les tâches, joignez des fichiers, ajoutez des calendriers, des commentaires et des liens vers des applications tierces.
- Vous pouvez activer l’extension Wiki qui ajoutera un système de wiki complet à votre intranet avec une édition frontale, un bouton « J’aime », des catégories, une hiérarchie, une recherche et des notifications utiles.
- Vous aurez la possibilité de laisser vos utilisateurs modifier des messages, des projets, des événements ou des articles wiki pour vous ou avec vous. Vous pouvez même les réviser ou les accepter par défaut.
- Plusieurs plugins sont installés lorsque vous configurez le thème : un plugin de gestion de fichiers, un plugin de gestion d’événements, le Revolution Slider et un constructeur de pages drag & drop intégré.
- D’autres extensions sont également disponibles, elles ne seront pas utiles pour tout le monde mais vous trouverez dans le package l’extension Woffice Poll pour créer un sondage à tout moment, l’extension Woffice Members Map pour afficher tout votre personnel sur une jolie carte Google, l’extension Woffice Birthdays pour afficher les prochains anniversaires dans votre entreprise et quelques autres.
Je ne vais pas passer en revue toutes les options, car avec plus de 70 mises à jour l’année dernière, la liste est assez longue, mais vous pouvez trouver un aperçu sur le site de Woffice.
Le prix est en fait de 75€ et toutes les fonctionnalités, plugins et extensions sont regroupés gratuitement dans le paquet avec la documentation. Il n’y a pas d’option premium ou d’abonnement supplémentaire à payer.
Le mauvais côté de ce thème est qu’il s’occupe de toute la partie design comme un thème. Ainsi, si vous n’aimez pas le design et la mise en page, vous ne pourrez pas utiliser ses fonctionnalités avec un autre thème.
Construire l’intranet à partir de zéro
Maintenant, il est temps de commencer, nous allons procéder étape par étape en supposant que vous partez d’un répertoire vide ayant des accès FTP et à la base de données.
Tout d’abord, nous devons installer WordPress, je ne vais pas passer en revue tout le processus car il est assez facile et déjà détaillé par des centaines d’excellents articles (comme le tutoriel wpbeginner ou le tutoriel de la documentation de wp). En gros, il suffit de télécharger tous les fichiers WordPress sur le serveur, de renommer wp-config-sample.php en wp-config.php, d’entrer les détails de votre base de données dans ce fichier et, une fois enregistré, vous êtes prêt à partir. Votre hébergeur a probablement un outil pour cela, vous pouvez également trouver d’excellents tutoriels vidéo à ce sujet sur Youtube.
Deuxièmement, vous devez avoir une copie du thème Woffice, pas besoin d’installer de plugin avant car ils seront installés en une seule fois lorsqu’il sera activé. Vous pouvez en obtenir un ici. Nous avons créé une vidéo rapide pour vous faciliter la tâche (l’importation de la démo nous fera gagner beaucoup de temps ici) :
Vous pouvez trouver les étapes détaillées sur la documentation de Woffice sur leur site officiel, office.io.
Vous devriez maintenant être en mesure de personnaliser n’importe quel élément tel que votre logo, la police, les images ou n’importe quelle couleur à partir des onglets Apparence > Paramètres du thème. Voici quelques captures d’écran de ce à quoi vous pouvez vous attendre :
Tout le contenu est vraiment facile à créer car tout est géré par le tableau de bord de WordPress et son célèbre éditeur. Le bon point est que comme il a été conçu en premier lieu pour les blogueurs. L’éditeur est très accessible et lorsque nous ajoutons des shortcodes et un constructeur visuel de pages par glisser-déposer. C’est l’outil parfait pour créer toutes vos pages, projets, wikis en quelques heures (vous pouvez également utiliser des modèles de constructeur pour gagner du temps).
Améliorer votre application avec des plugins personnalisés
Il existe plus de 55 000 plugins disponibles pour WordPress et régulièrement mis à jour pour être compatibles et performants avec votre version de WordPress. Vous avez donc l’embarras du choix pour améliorer votre nouvel espace intranet WordPress. Cinq exemples sur la façon dont les plugins peuvent ajouter de superbes fonctionnalités à votre nouvelle application web (tous ces plugins ont été testés sur ce thème) :
- Visualizer (graphiques) : un plugin gratuit pour ajouter tout type de graphique à votre intranet. Vous pouvez intégrer vos graphiques dans des widgets afin qu’ils puissent être affichés sur le tableau de bord de votre intranet. Vous pouvez également importer des fichiers .CSV pour les créer de manière simple. Leur documentation est également très bonne.
- Wise Chat (chat en ligne) : un autre plugin gratuit pour ajouter un widget de chat en direct à votre tableau de bord. Vous pouvez chatter avec tous vos membres et aussi créer des canaux. Ce plugin a de nombreuses fonctionnalités (plus de 50 options) et le support est très réactif. Vous pouvez le voir en direct sur la démo de ce thème.
- WP Trello (Trello integration) : même si ce plugin gratuit n’est pas très connu pour le moment, il fournit une intégration pratique pour Trello dans WordPress. Vous pouvez afficher n’importe quel tableau et liste sur vos pages ou projets. Il y a un article sur ce plugin et Woffice ici.
- Mass Messaging : un autre plugin intéressant pour envoyer des messages à tous vos utilisateurs en une seule fois. Vous pouvez cibler par rôle ou groupe d’utilisateurs.
- Learndash (Cours en ligne) : Vous pouvez fournir une formation en ligne et un cours complet avec Learndash. Même si la licence est privée. Cela vaut vraiment la peine si vous cherchez une composante e-learning dans votre espace intranet, en local ou sur un serveur internet.
Vous pouvez faire tellement plus ! Intégration ADP, galeries, notifications Slack, forum, boutique d’entreprise avec WooCommerce.
Aller plus loin en modifiant les fonctionnalités via les fichiers
Comme nous l’avons vu précédemment, WordPress est un véritable paradis pour les développeurs. Tout est correctement documenté, toutes les fonctions ont leur propre page commentée et la communauté est alimentée par des milliers de développeurs. Par conséquent, vous trouverez toujours une réponse à votre question technique. Que ce soit sur le forum de la communauté WordPress ou sur Stackoverflow.
En utilisant ce thème, vous pouvez étendre ses fonctionnalités très facilement sans avoir peur de mettre à jour votre thème et votre site plus tard car rien ne sera écrasé. Ceci est possible grâce à la fonction Child Theme de WordPress. Woffice est déjà livré avec un thème enfant intégré, de sorte que vous pouvez étendre n’importe quelle fonction par le biais de child-theme/functions.php mais aussi en utilisant des modèles personnalisés.
Conclusion
Pour conclure cet article, nous avons vu que WordPress peut maintenant être utilisé pour convenir à tout type d’espace Intranet ou Extranet. C’est possible grâce aux thèmes premiums qui comblent les lacunes des fonctionnalités à notre place. Merci également aux milliers de plugins qui nous permettent d’étendre toutes les fonctionnalités. Pour faire de cet Intranet, votre Intranet.
Même si je n’ai parlé que de Woffice ici, veuillez noter qu’il existe d’autres thèmes disponibles qui peuvent être comparés à celui-ci mais ils ont moins de fonctionnalités « faciles d’accès » et sont, pour certains, rarement mis à jour. Toutefois, vous pouvez toujours construire un espace sécurisé via WordPress en installant un thème comme Divi ou Elementor. Ces derniers ne sont pas exclusivement réservés à la création d’un intranet en local ou sur internet ou bien vôtre extranet, toutefois vous trouverez facilement les extensions et les différents réglages nécessaires pour créer votre espace sécurisé.
L’objectif pour un bon intranet / extranet, est de mettre en œuvre la création d’un espace sécurisé, accessible, le plus souvent, depuis n’importe où via internet. Il faudra que votre espace comporte un contenu complet, avec les bonnes options (dont des documents à télécharger par exemple), au bon endroit, pour que vos utilisateurs s’y retrouve et que le contenu de votre support soit compréhensible, clair et accessible.
Certains prévoient même, pour les utilisateurs, des options « premium » qui permettent à chacun de personnaliser leur espace ce qui leur permet presque de créer leur propre version.
Enfin, sachez que votre intranet n’a pas d’objectif de référencement, comme il en est le cas pour la plupart des sites présents sur internet. Vous pouvez donc rédiger librement son contenu sans faire attention à l’optimisation sémantique de ce contenu comme vous le feriez sur d’autres sites.
Vous avez à présent les clés en main pour mener à bien l’installation et la création de votre intranet !