5 façons pour les équipes allégées de travailler plus intelligemment et d’obtenir plus de résultats
Les entrepreneurs sont obsédés par la productivité, et pour une bonne raison. La plupart des startups travaillent avec de petites équipes dans des délais très courts, ce qui signifie qu’elles ont besoin que chaque membre contribue au maximum de ses capacités.
Vous travaillez peut-être à cet objectif en construisant votre entreprise autour des principes du « lean ». Si tel est votre cas, vous êtes déjà obsédé par l’élimination du gaspillage, la création de processus fluides et la recherche d’une amélioration progressive constante. L’augmentation de l’efficacité globale de votre équipe va de pair avec ces principes. Elle vous permet de fournir plus de valeur plus rapidement en vous débarrassant des gaspilleurs de temps et en éliminant les goulots d’étranglement de la production.
Voici cinq moyens éprouvés de rendre votre équipe plus productive et plus efficace.
Fixez des objectifs et des repères réalisables
Les équipes Lean sont axées sur la performance, ce qui signifie que vous avez besoin d’objectifs concrets. Même s’il n’y a pas d’incitation financière à atteindre les objectifs, il a été démontré que le simple fait de fixer des objectifs améliore les performances de 12 à 15 %.
Les meilleurs objectifs sont SMART – spécifiques, mesurables, réalisables, axés sur les résultats et limités dans le temps. Ils doivent être ambitieux mais réalisables. Si les objectifs sont trop grands ou trop longs pour être réalisables, divisez-les en objectifs plus petits et à court terme. Il peut également être utile de suivre visuellement les progrès de votre équipe et de célébrer les points de repère importants.
Automatiser les tâches de routine
Lorsque vous essayez de faire plus avec une petite équipe, l’un des moyens les plus rapides de stimuler la productivité est l’automatisation. Selon un rapport de McKinsey, 45 % de toutes les activités professionnelles peuvent être automatisées à l’aide des technologies existantes. Vous pouvez automatiser des tâches dans les domaines des RH, du marketing, des ventes – les possibilités sont infinies – mais il est préférable de commencer par les tâches qui consomment beaucoup de ressources.
Votre équipe de vente, par exemple, veille à ce que le reste de l’équipe soit occupé par de nouvelles ventes et de nouveaux clients. Cependant, le secteur de votre équipe peut souvent être engorgé par le processus fastidieux de collecte des documents juridiques. Si un client doit imprimer un contrat, le signer, le scanner et le renvoyer, cela peut retarder l’exécution d’un accord de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines. PandaDoc a indiqué que le temps de clôture des documents pouvait diminuer de 30 % lors de la mise en œuvre d’un outil d’automatisation des documents. L’automatisation des procédures de routine au cours du processus de vente peut stimuler la productivité de votre équipe et lui permettre d’orienter ses efforts vers d’autres tâches pour en faire plus.
Permettez aux membres de l’équipe de concevoir leurs propres journées de travail
Si vous êtes réellement attaché aux principes de la production allégée, vous devez permettre aux membres de votre équipe de s’approprier leur part du processus et les tenir pour responsables des résultats, et non des heures. Cela signifie que vous devez leur donner la liberté de concevoir leur journée de travail de manière à ce qu’ils soient le plus productifs possible.
Des études montrent que les employés qui ont la liberté de fixer leur propre horaire travaillent 7,4 heures de plus par semaine. En outre, 73 % des personnes qui pratiquent le « travail à fenêtres » font état d’une plus grande productivité. Essentiellement, ces travailleurs divisent leur journée en « fenêtres » de temps de travail et de temps personnel. Ces fenêtres peuvent être modifiées pour permettre la tenue de réunions, la réalisation de courses et la garde d’enfants autour de blocs de travail ciblés.
Limitez les réunions au strict minimum
Vous aurez du mal à trouver un employé qui ne dira pas que trop de réunions l’empêchent de faire son meilleur travail. Compte tenu du nombre de réunions auxquelles les travailleurs sont censés assister, ce n’est pas si surprenant.
L’employé moyen assiste à huit réunions par semaine, et les employés plus expérimentés à jusqu’à 17 réunions. Mais ce n’est pas seulement le temps perdu à cause des réunions elles-mêmes qui a un impact sur la productivité. Une mauvaise planification nuit à la pensée critique et à la capacité de votre équipe à s’engager dans un travail approfondi. C’est pourquoi certains des esprits les plus brillants ont des tactiques impitoyables pour éviter les réunions inutiles.
Jeff Bezos n’organise pas de réunion si deux pizzas ne suffisent pas à nourrir le groupe. Dans un courriel visant à améliorer la productivité, Elon Musk a encouragé les employés à éviter les grandes réunions et à quitter ou abandonner un appel s’ils n’apportent pas de valeur ajoutée.
« Il n’est pas impoli de partir », a-t-il écrit. « Il est impoli de faire rester quelqu’un et de lui faire perdre son temps ».
Vous pouvez mettre en œuvre le conseil de Musk en programmant moins de réunions et en n’invitant que les personnes qui doivent y assister. C’est aussi une bonne idée de fixer un ordre du jour clair et de limiter les réunions à 30 minutes ou moins.
Utilisez un logiciel de gestion de projet pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Pour qu’une équipe allégée réussisse, tous ses membres doivent travailler ensemble comme un seul homme. Chaque personne doit être en mesure de voir comment ses responsabilités contribuent aux objectifs de l’équipe. Si vous évitez les réunions comme la peste, il vous faut un autre moyen de coordination.
Le meilleur moyen de suivre les projets et les tâches est le logiciel de gestion de projet, surtout si votre équipe est dispersée. Cela permet à votre équipe d’atteindre ses objectifs sans dupliquer le travail et d’éviter que des tâches importantes ne passent à travers les mailles du filet.
Vous devrez probablement expérimenter plusieurs plateformes différentes pour trouver celle qui vous convient le mieux. Le travail en équipe permet de gérer facilement plusieurs projets, d’inviter des collaborateurs et d’attribuer des tâches.
Les petites équipes peuvent être incroyablement puissantes, mais seulement si chaque personne est à fond dans son travail. La microgestion de vos employés va à l’encontre des principes de la construction d’une équipe allégée et peut entraîner un désengagement qui nuit à la productivité. Il est de loin préférable d’apporter des changements par le biais de la planification, de l’automatisation et de l’optimisation des flux de travail afin de permettre à votre équipe de donner le meilleur d’elle-même.