3 conseils pour ramener votre équipe au bureau
Le mois de février dernier a été une période chargée pour mon entreprise. Nous venions de signer des baux pour nous étendre dans des bureaux plus grands sur deux sites, nous étions en passe de doubler notre effectif et l’équipe se préparait à lancer notre premier satellite commercial.
Mais comme des millions d’autres entreprises mondiales, nous avons reçu un « inconnu » en mars.
Partout dans le monde, la pandémie a retardé le lancement de produits, fermé des bureaux, perturbé les chaînes d’approvisionnement et tari les investissements en capital-risque. Dans les écoles de commerce, vous apprenez les cinq forces de Porter ou comment Starbucks a pénétré le marché chinois, mais personne ne vous enseigne ce qu’il faut faire quand une pandémie mondiale bouleverse tous vos plans.
En raison du travail de mon entreprise avec des clients du secteur de la défense et du renseignement, nous étions considérés comme une entreprise essentielle, et nous devions donc relever le défi de retourner au bureau en toute sécurité avant que de nombreuses autres entreprises ne commencent à l’envisager. Mon équipe a appris quelques leçons importantes en cours de route, qui peuvent s’appliquer à d’autres entrepreneurs dans le cadre de leur propre retour au travail en personne.
Instaurer une culture de la confiance avant toute crise
Les entrepreneurs doivent développer une relation de confiance avec leur équipe avant – plutôt que pendant – une crise. C’est le seul moyen pour eux de trouver des solutions uniques et d’obtenir l’adhésion de tous. Cependant, la confiance ne se gagne pas en un seul jour. Vous devez donc commencer à la bâtir avant même de commencer à discuter de votre plan de retour.
L’ensemble de votre entreprise doit savoir que la sécurité est au cœur de vos préoccupations et que vous réfléchissez de manière proactive à COVID-19 au lieu d’attendre de voir les politiques des autres entreprises. Veillez à ce que votre intention, ainsi que votre stratégie et son exécution, soient communiquées clairement et parfaitement comprises. La transparence et la communication sont des éléments cruciaux d’une culture de la confiance.
Mais ne vous perdez pas non plus dans la pandémie. Pendant une pandémie, la confiance ne se limite pas au retour au bureau. Même si vous travaillez à distance, continuez à vous concentrer sur la communication et les activités de renforcement de l’esprit d’équipe qui permettent aux membres de votre équipe d’apprendre à connaître leurs dirigeants et leurs collègues. En plus de rassembler l’équipe et d’encourager la camaraderie, cela vous aidera à développer des relations de confiance avec l’ensemble de votre équipe afin de pouvoir travailler sur des sujets plus difficiles lorsque cela est nécessaire.
Toujours privilégier la sécurité
Pendant une pandémie, donner la priorité à la sécurité des membres de l’équipe signifie faire passer les affaires au second plan. Nous en avons fait l’expérience lorsque San Francisco, où se trouve l’un de nos bureaux, a été la première ville du pays à émettre un ordre de mise à l’abri. Nous ne savions pas combien de temps cet ordre allait durer ni que d’autres villes du pays allaient bientôt suivre cet exemple. Pour cette raison, nous avons envisagé de déplacer nos opérations de fabrication vers notre deuxième bureau dans le Colorado à la mi-mars, afin de pouvoir poursuivre nos activités. Cependant, nous avons réalisé que toute continuité des activités devait donner la priorité à la sécurité de notre équipe, et qu’un déménagement dans un délai aussi court ne donnait pas la priorité à notre équipe.
Il n’y a pas de place pour le désalignement dans le domaine de la santé publique. Même la plus petite erreur peut avoir des conséquences catastrophiques. Il est essentiel pour vous d’être aussi détaillé que possible lorsque vous créez un plan de retour au bureau. Pour mon équipe, l’élaboration d’une approche par étapes était la meilleure solution. Si votre équipe procède de la même manière, veillez à définir des paramètres et des critères clairs, ainsi qu’un plan d’action détaillé pour chaque phase. Cela peut également aider à décider quels membres de l’équipe ont le plus besoin d’être au bureau en premier. Pour nous, il s’agissait de donner la priorité aux ingénieurs en matériel qui devaient être physiquement présents au bureau pour travailler et qui ne pouvaient pas rester productifs en travaillant à distance.
Au fur et à mesure que vous déployez le plan, assurez-vous de mettre en place des précautions supplémentaires pour assurer la sécurité des équipes lorsqu’elles sont au bureau. Ces précautions seront différentes d’une entreprise à l’autre, mais peuvent inclure la restriction des déplacements, l’exigence d’un EPI approprié, l’augmentation ou la diminution du nettoyage au bureau, l’établissement de directives de distanciation sociale ou la proposition de tests COVID-19 sur site.
Envisager toutes les alternatives avant de réduire les coûts
Il n’y a que deux façons pour une entreprise en phase de pré-recrutement d’allonger sa marge de manœuvre : réduire les dépenses ou lever des fonds. Le secteur du capital-risque a été durement touché par le COVID-19, ce qui a rendu difficile pour les entrepreneurs de lever des fonds. En conséquence, de nombreuses startups ont dû réduire les coûts dans la mesure du possible et, dans de nombreux cas, procéder à des licenciements.
Il n’est jamais facile de licencier des gens, mais pendant une pandémie mondiale, cela semble encore plus brutal. Parfois, cependant, c’est inévitable. Chaque entreprise est différente, mais je vous conseille de vous concentrer sur d’autres mesures pour minimiser les licenciements lorsque cela est possible. La mise en œuvre d’une réduction temporaire des salaires dans l’ensemble de l’entreprise ou la suspension des primes et des nouvelles embauches peuvent réduire ou retarder considérablement les coûts. Parlez aussi à votre conseil d’administration et à l’équipe de direction. Vous découvrirez peut-être, comme je l’ai fait avec mon équipe, que de nombreuses personnes sont plus que disposées à accepter une réduction de salaire si cela permet à leurs collègues de conserver leur emploi pendant cette période d’incertitude.
Il y a aussi des alternatives à considérer. Par exemple, ne négligez pas la possibilité d’offrir à chacun des options qui sont proches ou équivalentes à leur changement de salaire ou créez un pool de bonus à l’échelle de l’entreprise qui sera distribué après la reprise économique.
Il n’y a pas de règle d’or en matière de leadership pendant une pandémie, et en tant qu’entrepreneurs, nous avons peu d’indications sur la manière d’assurer la sécurité de nos équipes lors de leur retour au bureau. En vous appuyant sur la sécurité, la transparence et la confiance comme principes directeurs, vous pourrez guider votre équipe dans la bonne direction. En fin de compte, le retour au bureau en toute sécurité pendant une pandémie est un moment de crise qui déterminera si la crédibilité et la confiance de votre équipe de direction sont gagnées ou remises en question – il est donc essentiel de bien faire les choses.
